Το Διοικητικό Συμβούλιο του εδρεύοντος στα Χανιά Σωματείου με την επωνυμία «ΣΥΝΔΕΣΜΟΣ ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΩΝ ΓΡΑΦΕΙΩΝ ΔΥΤΙΚΗΣ ΚΡΗΤΗΣ» προσκαλεί τα μέλη του σύμφωνα με τον Νόμο και το Καταστατικό σε Τακτική Γενική Συνέλευση για συζήτηση και λήψη αποφάσεων επί των ακόλουθων θεμάτων:

1.- Απολογισμός απερχόμενου Διοικητικού Συμβουλίου.

2.- Εκλογή νέου πενταμελούς Διοικητικού Συμβουλίου με διετή θητεία.

3.- Εκλογή διμελούς Εξελεγκτικής Επιτροπής με διετή θητεία.

4.- Ανάδειξη τριμελούς  εφορευτικής επιτροπής.

Η Τακτική Γενική Συνέλευση θα πραγματοποιηθεί από απόσταση, χωρίς φυσική παρουσία και σε πραγματικό χρόνο καθώς  θα λάβει χώρα με τηλεδιάσκεψη, με την χρήση ηλεκτρονικών μέσων, ως προς τα συμμετέχοντα μέλη σύμφωνα με το άρθρο 23 παρ.8 του Ν. 4712/2020 καθώς και την Κοινή Υπουργική Απόφαση ΔΙα/Γ.Π.οικ. 72486/2021 – ΦΕΚ 5401/Β/20-11-2021

Ως ημερομηνίας 1^ης συνέλευσης ορίζεται η 17^η  Ιανουαρίου του έτους 2022, ημέρα Παρασκευή και ώρα 11: 00 στο Κτήριο του Επιμελητηρίου Χανίων επί της Πλ. Σοφοκλή Βενιζέλου αρ. 1, όπου απαιτείται  παρουσία τουλάχιστον του 1/3 των ταμειακά εντάξει μελών. Αν δεν υπάρξει η ως άνω απαραίτητη απαρτία, ορίζεται ως ημερομηνία 2^ης συνέλευσης για τον ίδιο λόγο και χωρίς άλλη διατύπωση, η 21^η Ιανουαρίου του έτους 2022 ημέρα Παρασκευή και ώρα 11:00 στο Κτήριο του Επιμελητηρίου Χανίων οπότε υπάρχει απαρτία εάν παρίσταται τουλάχιστον το 1/4 των οικονομικά τακτοποιημένων ως άνω μελών.

Αν πάλι δεν υπάρξει απαρτία, ορίζεται ως ημερομηνία 3^ης συνέλευσης για τον ίδιο λόγο και χωρίς άλλη διατύπωση η 28^η Ιανουαρίου του έτους 2022, ημέρα Παρασκευή και ώρα 11:00 στο Κτήριο του Επιμελητηρίου Χανίων επί της Πλ. Σοφοκλή Βενιζέλου αρ. 1 στα Χανιά, οπότε υπάρχει απαρτία εάν παρίσταται τουλάχιστον το 1/5 των οικονομικά τακτοποιημένων ως άνω μελών.

Ι.  ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΚΑΙ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΣΤΗΝ ΤΑΚΤΙΚΗ ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ

Δικαίωμα συμμετοχής στην Γενική Συνέλευση έχουν τα μέλη του Σωματείου που έχουν εκπληρώσει τις ταμειακές τους υποχρεώσεις σύμφωνα με τον Νόμο και το Καταστατικό του Σωματείου.

ΙΙ. ΣΥΓΚΑΤΑΘΕΣΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ

Όσοι επιθυμούν να συμμετάσχουν είτε αυτοπροσώπως είτε διά πληρεξουσίου στην επικείμενη Τακτική Γενική Συνέλευση του Σωματείου, αποδέχονται τη χρήση και διατήρηση των προσωπικών τους δεδομένων (όνομα, επώνυμο, ηλεκτρονική διεύθυνση/e-mail, τηλέφωνο, τυχόν ιδιότητα εκπροσώπου νομικού προσώπου), καθώς και την τυχόν βιντεοσκόπησή τους, κατόπιν προαιρετικής ενεργοποίησης της κάμερας από το υποκείμενο πρόσωπο στο πλαίσιο της εξ αποστάσεως (μέσω τηλεδιάσκεψης) διεξαγωγής της Συνέλευσης και χρησιμοποίησης της συγκεκριμένης πλατφόρμας.

ΙΙΙ. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΚΑΙ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΥΠΟΨΗΦΙΟΤΗΤΩΝ ΓΙΑ ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΗΝ ΕΞΕΛΕΓΚΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ

Όσα από τα μέλη του Σωματείου επιθυμούν να θέσουν υποψηφιότητα για τα αξιώματα των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου και της Εξελεγκτικής Επιτροπής σύμφωνα με τον Νόμο και το Καταστατικό του Σωματείου πρέπει: (α) να έχουν εκπληρώσει τις ταμειακές τους υποχρεώσεις προς το Σωματείο, (β) να έχουν εγγραφεί στο Σωματείο ένα τουλάχιστο χρόνο πριν από την ημερομηνία της ψηφοφορίας και (γ) να υποβάλουν σχετική έγγραφη δήλωση στον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου του Σωματείου πέντε (5) τουλάχιστον ημέρες πριν από την ως άνω ημεροχρονολογία της ορισθείσας συνεδρίασης της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης.

1. IV.ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΣΤΗΝ ΤΑΚΤΙΚΗ ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ

Η φετινή Τακτική Γενική Συνέλευση θα πραγματοποιηθεί εξ αποστάσεως, με ψηφιακό τρόπο, μέσω τηλεδιάσκεψης.

Όλα τα Μέλη του Σωματείου δύνανται να συμμετέχουν εξ αποστάσεως στη συνεδρίαση, χωρίς την φυσική τους παρουσία μέσω συγκεκριμένης διαδικτυακής πλατφόρμας, μετά την απαραίτητη διαδικασία πιστοποίησης του δικαιώματος συμμετοχής τους. Πριν την Γενική Συνέλευση θα λάβετε ενημέρωση με τις τεχνικές οδηγίες της τηλεδιάσκεψης και της διαδικτυακής πλατφόρμας που θα χρησιμοποιηθεί.

Η διαδικασία ψηφοφορίας επί των θεμάτων της Ημερήσιας Διάταξης θα πραγματοποιηθεί με το σύστημα ΖΕΥΣ του Εθνικού Δικτύου Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας – ΕΔΥΤΕ Α.Ε. (https://grnet.gr/services/digital-services/zeus/).

Τα ταμειακά ενήμερα μέλη του Επιμελητηρίου που θα έχουν δηλώσει τη συμμετοχή τους στη Γενική Συνέλευση, θα λάβουν εγκαίρως μετά την έναρξη της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης έναν προσωπικό κωδικό στο e-mail τους που θα έχουν δηλώσει με το οποίο θα εισέλθουν στο σύστημα ΖΕΥΣ και θα ψηφίσουν επί των επιμέρους θεμάτων της Ημερήσιας Διάταξης. Μέλη τα οποία έχουν προσκομίσει εξουσιοδότηση εκπροσώπησης άλλου μέλους θα λάβουν επιπρόσθετο κωδικό.

Οι αναγκαίες αναλυτικές τεχνικές οδηγίες θα αποσταλούν έγκαιρα στους συμμετέχοντες, ενώ επιπρόσθετα και το Προεδρείο της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης και η Εφορευτική Επιτροπή θα παρέχουν επιπλέον διευκρινίσεις κατά τη Γενική Συνέλευση.

Για την πρόσβαση στην ηλεκτρονική πλατφόρμα απαιτείται υπολογιστής ή κινητό τηλέφωνο τύπου smartphone ή tablet, με εγκατεστημένη εφαρμογή περιήγησης στο διαδίκτυο (browser) – Google Chrome ή Mozilla Firefox- και δυνατότητα πρόσβασης στο internet.

1. V. ΠΡΟΕΔΡΕΙΟ ΓΕΝΙΚΗΣ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗΣ – ΕΦΟΡΕΥΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ

Σας ενημερώνουμε ότι για να διασφαλιστεί η ομαλή διεξαγωγή της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης, παρακαλούμε όποια μέλη επιθυμούν να συμμετάσχουν:

Α. είτε στο Προεδρείο της Γενικής Συνέλευσης, είτε ως Πρόεδρος είτε ως ένας εκ των δύο Γραμματέων,

Β. είτε ως μέλος της τριμελούς Εφορευτικής Επιτροπής κατά την διενέργεια των εκλογών

να εκδηλώσουν το ενδιαφέρον τους γραπτά στο Σωματείο 5 τουλάχιστον ημέρες πριν από την ως άνω ημεροχρονολογία της ορισθείσας συνεδρίασης της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης, ώστε να ακολουθήσει η κατάλληλη τεχνική προετοιμασία μέσω του παρόχου ΖΕΥΣ. Επισημαίνουμε ότι θα απαιτηθεί εκπαίδευση επί των software που θα χρησιμοποιηθούν και επί της ψηφιακής διαδικασίας καθώς και εξοικείωση με το σύστημα διαχείρισης του παρόχου ΖΕΥΣ.

Η εκλογή των μελών της Εφορευτικής Επιτροπής, σύμφωνα με το Καταστατικό, θα γίνει κατά την έναρξη της Γενικής Συνέλευσης μετά την εκλογή του οριστικού Προέδρου και Γραμματέα αυτής.

Επισημαίνεται ότι τα υποψήφια μέλη του Προεδρείου της Γενικής Συνέλευσης και τα υποψήφια μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής θα πρέπει να βρίσκονται με τη φυσική τους παρουσία στο Κτήριο του Επιμελητηρίου Χανίων επί της Πλ. Σοφοκλή Βενιζέλου αρ.1 στα Χανιά ή όπου αλλού οριστεί κατόπιν σχετικής ενημέρωσής τους,  όπου θα τηρούνται όλα τα απαραίτητα μέτρα υγειονομικής προστασίας.

1. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΨΗΦΟΦΟΡΙΑΣ ΚΑΙ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ

Τα μέλη που θα συμμετάσχουν στην Τακτική Γενική Συνέλευση θα ασκήσουν το δικαίωμα ψήφου τους ψηφίζοντας εξ αποστάσεως επί των θεμάτων της ημερησίας διάταξης.

Κατά τη διάρκεια της Γενικής Συνέλευσης η ψηφοφορία για την λήψη αποφάσεων και την εκλογή σύμφωνα με τα θέματα της ημερησίας διάταξης θα γίνει ηλεκτρονικά μέσω της πλατφόρμας του παρόχου ΖΕΥΣ. Με εξαίρεση τις αρχαιρεσίες για την ανάδειξη του νέου Διοικητικού Συμβουλίου, τα μέλη θα κληθούν να ψηφίσουν επιλέγοντας μία από τις κατωτέρω τρεις επιλογές κλικάροντας το αντίστοιχο κουτάκι/box στην οθόνη τους:

• Ναι / Εγκρίνω
• Όχι / Δεν εγκρίνω
• Λευκό

Εφόσον δηλωθούν περισσότερα μέλη για την εκλογή τους  στο Προεδρείο της Τακτικής  Γενικής Συνέλευσης ή στην Εφορευτική Επιτροπή, θα ακολουθήσει φανερή ψηφοφορία κατά την έναρξη της Γενικής Συνέλευσης, η οποία δεν θα  διεξαχθεί μέσω της πλατφόρμας του παρόχου ΖΕΥΣ, αλλά θα γίνει ονομαστικά κατόπιν προσφώνησης ενός εκάστου εκ των συμμετεχόντων μέσω της διαδικτυακής πλατφόρμας που θα χρησιμοποιηθεί, από τα μέλη που θα συμμετέχουν ή θα εκπροσωπούνται/αντιπροσωπεύονται σε αυτή.

Ειδικά οι αρχαιρεσίες για την ανάδειξη του νέου Διοικητικού μας Συμβουλίου καθώς και της Ελεγκτικής Επιτροπής θα πραγματοποιηθούν με μυστική ψηφοφορία μέσω της ειδικής ηλεκτρονικής πλατφόρμας του παρόχου ΖΕΥΣ. Θα ψηφίσετε επιλέγοντας τον ή τους υποψηφίους κάνοντας κλικ δίπλα στο όνομά τους, αφού σας δοθεί πρόσβαση στην πλατφόρμα της ψηφοφορίας με την χρήση του προσωπικού σας κωδικού, που θα σας έχει προηγουμένως αποσταλεί στη δηλωθείσα ηλεκτρονική σας διεύθυνση. Στην οθόνη σας θα εμφανιστεί σε ψηφιακή μορφή το ψηφοδέλτιο με τα στοιχεία όλων των υποψηφίων σε αλφαβητική σειρά.

Ο χρόνος έναρξης και η διάρκεια της ψηφοφορίας θα ανακοινωθούν από την Εφορευτική Επιτροπή στη Γενική μας Συνέλευση, οπότε θα ανοίξει και στη συνέχεια θα κλείσει αυτόματα η σχετική εφαρμογή για να ψηφίσετε.

VII. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΕΡΩΤΗΣΕΩΝ ΑΠΟ ΤΑ ΜΕΛΗ, ΠΟΥ ΘΑ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΥΝ ΣΤΗΝ ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ.

Κατά τη διάρκεια της Γενικής Συνέλευσης, τα Μέλη θα έχουν τη δυνατότητα να υποβάλουν μόνο γραπτώς ερωτήσεις μέσω εργαλείου chat, όπου θα αναγράφουν στο τέλος το όνομα και το επώνυμό τους καθώς και τα στοιχεία του εκπροσωπούμενου από αυτά νομικού προσώπου, εφόσον συμμετέχουν με την ιδιότητα του εκπροσώπου νομικής οντότητας. Δεν θα γίνονται αποδεκτές ανώνυμες ερωτήσεις. Οι ερωτήσεις θα αναρτώνται στην ηλεκτρονική πλατφόρμα της τηλεδιάσκεψης και θα είναι ορατές σε όσους συμμετέχουν στην Γενική Συνέλευση.

 

Αγαπητά Μέλη,

Ευχαριστούμε θερμά για τη συνεργασία σας και θα χαρούμε ιδιαίτερα για τη συμμετοχή σας στην Τακτική Γενική Συνέλευση του Σωματείου μας που θα πραγματοποιηθεί στις ως άνω ημερομηνίες, άλλως σε περίπτωση που δεν επιτευχθεί απαρτία σύμφωνα με το άρθρο 15 του Καταστατικού μας, την Παρασκευή 28 Ιανουαρίου του έτους 2022 και  ώρα 11:00 στο κτήριο του Επιμελητηρίου Χανίων επί της Πλ. Σοφοκλή Βενιζέλου αρ 1.

 

Χανιά, 22/12/2021

ΓΙΑ ΤΟ ΣΩΜΑΤΕΙΟ ΜΕ ΤΗΝ ΕΠΩΝΥΜΙΑ

«ΣΥΝΔΕΣΜΟΣ ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΩΝ ΓΡΑΦΕΙΩΝ ΔΥΤΙΚΗΣ ΚΡΗΤΗΣ»

Μπορείτε να δείτε το αρχικό έγγραφο εδώ.